Portal da Estratégia

O que é o Portal da Estratégia? Gerenciar o portfólio, atender as demandas, executar os projetos com eficiência, gerir o orçamento e alinhar todas as ações à estratégia da instituição. Este é o objetivo das grandes corporações atuais para sobreviver e crescer em um mercado cada vez mais competitivo.

Para contribuir com o alcance destes objetivos, a CDIS desenvolveu uma solução empresarial denominada Portal da Estratégia que integra a estratégia com a gestão de demandas de negócio, portfólios e projetos institucionais.

Embora sejam temas de grande complexidade, o Portal da Estratégia foi desenvolvido para ser uma solução simples e intuitiva para todos os níveis de usuários, sejam eles, recursos de projetos, gerentes ou executivos. Fácil acesso aos resultados e informações utilizando gráficos, recursos “arrastar-soltar” (semelhante às tabelas dinâmicas do Excel), aliados a uma comunicação efetiva, registro de lições aprendidas, gestão de riscos e questões, foram os pilares utilizados para a produção da solução.

Além disso, a plataforma do Portal da Estratégia foi concebida para facilitar a comunicação com demais sistemas de negócio das instituições, principalmente os ERPs (Enterprise Resource Planning), utilizando Web Services, permitindo uma maior agilidade na obtenção da informação, preservando a sua integridade e qualidade.    

Quais os benefícios a serem alcançados com o Portal da Estratégia?

O principal objetivo da solução é contribuir para que as demandas de negócio, projetos e processos estejam alinhados com a estratégia da instituição, comunicando de forma efetiva sobre os resultados, apontando eventuais desvios e riscos que possam impactar negativamente sobre estes objetivos. Como resultado deste alinhamento, há uma melhoria contínua nos processos, aumento do nível de maturidade gerencial, clientes mais satisfeitos e um melhor desempenho financeiro da instituição.

             Módulos do Portal da Estratégia

O Portal da Estratégia foi desenvolvido em módulos, tendo como base uma estrutura de comunicação e gestão de fluxo de trabalho dinâmico (workflow), possibilitando o envolvimento de todos os colaboradores da instituição.

Módulo de Projetos

Provavelmente você já trabalhou, teve contato ou ouviu falar sobre um projeto que não obteve os resultados esperados! Para organizações ou profissionais que trabalham diretamente com projetos, esta não é nenhuma novidade! Grandes instituições especializadas em gerenciamento de projetos com freqüência estudam e buscam explicar os motivos dos fracassos em projetos e quase sempre chegam à conclusão sobre falha em comunicação, falta de uma gestão de risco adequada e pouca maturidade das organizações em gestão de projetos.

Diante deste cenário, a CDIS que trabalha com consultoria e capacitação em gerenciamento de projetos há mais de 10 anos, desenvolveu o Módulo de Projetos do Portal da Estratégia. Opcionalmente integrável ao Project Server e Project Professional da Microsoft nas versões Project 2007 e Project 2010. A solução foi idealizada para melhorar a comunicação entre todos os stakeholders, possibilitando que os projetos sejam acompanhados de forma simples e intuitiva pelos integrantes de equipe, gerentes, clientes e diretores da organização, a qualquer tempo e em qualquer lugar.

O Portal da Estratégia possui interface baseada em gráficos de alta qualidade que procuram demonstrar a evolução, a comparação do progresso físico e financeiro dos projetos, gestão efetiva de riscos e questões e manutenção de uma base centralizada de lições aprendidas. Desta forma, ele contribui de forma significativa para o aumento do nível de maturidade da organização em gestão de projetos.

A sua análise é feita de forma top down, permitindo a visualização do desempenho de toda instituição, de suas áreas, dos projetos, até o nível de tarefas. O objetivo é encontrar  as principais causas de desvios para que sejam registradas as solicitações de ações que corrijam os problemas identificados, fechando assim o ciclo PDCA.

O Portal da Estratégia é uma solução totalmente flexível que se adapta perfeitamente às necessidades de qualquer organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Além de permitir a integração com sistemas legados de gestão empresarial, há um poderoso construtor de formulários e workflows gráficos (utilizando flash) que combinados, possibilitam a customização da metodologia de gestão de projetos da organização com definição de papéis, responsabilidades, ações e prazos.

Módulo de Estratégia 

O Módulo de Estratégia do Portal permite que as instituições possam fazer o acompanhamento da estratégia utilizando BSC (Balanced Scorecard) e ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Act), de forma simples e intuitiva por meio de Browser Internet, integrando os projetos, processos e demandas. Ele automatiza todo processo de acompanhamento da gestão estratégica, possibilitando que as ações sejam executadas com mais dinamismo, conferindo mais transparência e melhora da comunicação entre todos os participantes da estratégia, em todos os níveis.

As principais funcionalidades presentes no Módulo de Estratégia permitem:

     Registrar ações integradas em um único local para planejamento, execução e controle.

     Manter base histórica sobre todas as informações relacionadas à estratégia.

     Facilitar o acompanhamento das metas por todos os envolvidos (acesso via WEB).

     Aplicar o ciclo PDCA para acompanhamento da estratégia, análise de desvios e ações corretivas.

     Registrar toda identidade organizacional com:

     Negócio

     Missão

     Visão

     Crenças e Valores

     Matriz SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças identificadas para a instituição) 

     Possibilitar o desenho e configuração do mapa estratégico (BSC) com perspectivas e objetivos.

     Realizar o desdobramento de mapas estratégicos, ou seja, cada unidade de negócio define seu próprio mapa e as metas e  resultados alimentam o mapa da instituição.

     Registrar planos de ações aos objetivos estratégicos com definição e acompanhamento de prazos e responsabilidades.

    Notificar automaticamente os envolvidos em ações com envio de e-mail e apresentação de “dashboard” com suas pendências.

    Registrar  reuniões estratégicas com definição e envio por e-mail de atas, pautas e plano de ação da reunião.

   Apresentar o desempenho dos objetivos estratégicos (metas, resultados e planos de ações) em gráficos, tabelas ou em formatos semelhantes às tabelas dinâmicas do Excel (OLAP).

Módulo de Portfólios

“Certamente não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que nunca deveria ser feito”. Esta frase foi dita pelo guru da administração Peter Drucker e reflete algo muito comum nas instituições. Uma grande quantidade de projetos é executada ao mesmo tempo, competindo pelos “escassos” recursos da instituição, muitas vezes com priorização de projetos não tão alinhados com os seus objetivos estratégicos.

O Módulo de Portfólios do Portal da Estratégia foi desenvolvido para auxiliar os executivos para que estes problemas sejam minimizados. Totalmente baseado nos padrões definidos pelo PMI para gestão de portfólios, a solução contempla todo processo de alinhamento e monitoramento de forma objetiva. O fluxo é suportado por um poderoso Workflow com formulários dinâmicos, dando total autonomia à instituição para adequar o processo às suas reais necessidades.

Figura 1. Fluxo de Processos – PMI

Figura 2. Fluxo de Processos - Portal da Estratégia

Além de todo fluxo gráfico para “rodar” o processo de verificação de alinhamento dos projetos aos objetivos estratégicos, o Portal da Estratégia possui várias opções que permitem comparar cenários e projetos, organizar informações, visualizar gráficos, utilizar recursos para “arrastar-soltar” (semelhantes às tabelas dinâmicas do Excel), tudo isso para garantir que os gestores analisem todas as possibilidades antes da tomada de qualquer decisão. As perspectivas de análise incluem a verificação de alocação de recursos x capacidade, pontuações de critérios, riscos, fluxo de caixa e demais indicadores econômico-financeiros como VPL e TIR.

Aliada às análises comparativas, a solução permite a simulação de cenários, possibilitando a visualização de como serão distribuídos os recursos humanos, despesas, receitas, alinhamento estratégico, posicionamento de riscos e carga de projetos ao longo do tempo, analisados em gráficos de gantt.